Förenkla urvalsarbetet och spara tid med urvalsfrågor

Det finns många anledningar till att jobba med urvalsfrågor i rekryteringen. En urvalsfråga kan snabbt ge dig svar på vilka kandidater som inte lever upp till skallkraven för en tjänst och vilka som är intressanta att ta vidare i processen. Det är framförallt användbart i annonser där det förväntas komma in en stor volym ansökningar, då urvalsfrågorna hjälper dig att automatiskt göra en första gallring. Automatisering bidrar även till att okvalificerade kandidater snabbare kan få återkoppling om att de inte gått vidare i processen. Det är enkelt att komma igång med urvalsfrågor, skapa frågorna en gång och låt Workbuster screena ansökningarna åt dig. 

Utgå ifrån kravprofilen
Innan du börjar formulera dina urvalsfrågor är det en bra idé att se över kravprofilen och behoven för jobbet du rekryterar till. Vilka krav och önskemål finns gällande erfarenhet, kompetens, utbildning och egenskaper? Utifrån dessa kan du formulera frågor som ger dig svar på vilka kandidater som bäst matchar kravprofilen.

Så här skapar du urvalsfrågor och frågeformulär i Workbuster

Gå in under Inställningar > Frågeformulär 

Här kan du välja att skapa frågeformulär med urvalsfrågor som du sedan kopplar till dina annonsers ansökningsformulär. Tanken är att du ska kunna återanvända urvalsfrågorna – koppla en och samma fråga till flera olika frågeformulär. I frågeformuläret väljer du vilka frågor ska vara obligatoriska och hur du vill vikta svarsalternativen. Samma svarsalternativ på en fråga kan alltså vara värd olika poäng i olika frågeformulär. Användare med behörigheten administratör kan skapa och redigera frågeformulären, men samtliga användare kan koppla på urvalsfrågor till jobbannonser. 

Klicka på Skapa frågeformulär och namnge formuläret, du kan därefter klicka på Lägg till ny fråga. Här kan du välja att skapa helt nya frågor eller välja bland befintliga. Olika frågetyper i Workbuster: 

• Envalsfrågor -  Exempel: Har du körkort? Ja eller Nej (det går endast att välja ett alternativ) 

• Flervalsfrågor - Exempel: Markera de system som du tidigare har arbetat med: Workbuster, Visma, Excel, Word, Powerpoint, Outlook 

• Fritextfrågor - Exempel: Skriv några rader om varför du tror att du skulle passa för den här tjänsten

• Videofrågor - Exempel: Berätta om en situation i ditt arbetsliv då du lyckats väldigt bra? Kandidaten ges då möjligheten att spela in ett kort filmklipp och bifoga till ansökan. 

När du har lagt till urvalsfrågor i ditt frågeformulär är det nu dags att dags att markera vilka frågor som ska vara obligatoriska att svara på, och hur du vill vikta svarsalternativen. Beroende på hur du väljer att vikta svarsalternativen kommer Workbuster att sortera ansökningarna i ansökningslistan. Fritextfrågor och videofrågor går att markera som obligatoriska, men de går inte att poängsätta. 

Svarsalternativ som krav eller poäng? 

I de fall där viss kompetens eller erfarenhet är ett krav för anställningsbarhet kan du skapa urvalsfrågor med ett visst svarsalternativ som krav. I bilden nedan ser du ett exempel på en urvalsfråga; Har du Körkort?, där svarsalternativet “Ja” är markerat som krav. Genom att använda krav på ett svarsalternativ kan du enkelt se vilka ansökningar som inte lever upp till kravet, direkt i ansökningslistan.

Poäng för svarsalternativ

Du kan fördela poäng för svarsalternativen på urvalsfrågorna, om det är något svarsalternativ som väger tyngre än övriga så sätter du en högre poäng för det alternativet. Utfallet av detta visas i kolumnen Frågor i ansökningslistan - ju högre poäng desto mer intressant ansökan sett till svaren på urvalsfrågorna. Tänk på att vikta svarsalternativen utifrån kravprofilen för jobbet. 

Koppla ett frågeformulär till en annons

När du har skapat dina frågeformulär kan du nu koppla dessa till dina jobb. Gå in på det jobb du vill lägga till ett frågeformulär på och klicka på fliken Redigera annons och därefter menyn ansökningsformulär. Längst ner under rubriken Urvalsfrågor kan du nu välja bland dina befintliga frågeformulär.

Läs av utfallet i ansökningslistan i Workbuster 

Utfallet av kandidaternas svar på urvalsfrågorna visas i ansökningslistan i kolumnen Frågor. Du kan enkelt se vilka ansökningar som inte lever upp till kraven för jobbet, dessa visas i rött medan övriga ansökningar är grönmarkerade. 

I exemplet nedan visas utfallet av ett frågeformulär med urvalsfrågor där man både ställt en urvalsfråga med ett visst svarsalternativ som krav, samt ytterligare frågor där olika svarsalternativ ger olika poäng, därav att de får olika poäng i frågekolumnen. Kandidaterna som har rankats högst i ansökningslistan är de som är mest relevanta för jobbet, baserat på svaren på urvalsfrågorna.

Svar på fritextfrågor och videofrågor hittar du i kandidatens ansökan. Dessa bidrar inte till graderingen i ansökningslistan, men de kan ändå hjälpa dig att spara tid då du slipper leta efter svaret på den specifika frågan i kandidatens CV. 

Urvalsfrågor i ansökningsformuläret 

Här kan du se ett exempel på hur urvalsfrågorna kan se ut i ansökningsformuläret. Många kandidater hittar idag jobb via mobilen, det är därför bra att inte ha med för många urvalsfrågor, framförallt med fritextsvar. 

Rekrytera CV-löst med urvalsfrågor

Genom att ta bort CV-kravet kan du sänka ribban vid ansökan och därmed få ett större urval. Ett traditionellt ansökningsformulär kräver att kandidaten sitter förberedd vid en dator för att ansöka. Men med en CV-lös ansökan kan kandidater ansöka via mobilen, oavsett var de befinner sig. Med relevanta urvalsfrågor kan du ändå avgöra vilka kandidater som matchar kravprofilen.