Kickstarta rekryteringen efter semestern – 6 enkla steg

Vem älskar inte sommaren? Sena ljusa kvällar, svalkande bad och tid att komma ifrån vardagsstressen. När sommarsemestern står för dörren kan det kännas avlägset att tänka på höstens kompetensförsörjning. 

Men med mer tid för att stanna upp så finns möjlighet till förbättring. Samtidigt som många kandidater funderar på jobbyte till hösten. I den här guiden ger vi tips på hur du ger dig själv bästa förutsättningarna för att kickstarta rekryteringen efter semestern. 

En enkel process som tar dig långt:

En enkel grundprocess tar rekryteringen långt. Checka av mot er egna rekryteringsprocess och se ifall det finns delar som går att förbättra. 

1. Säkra behovsanalysen
2. Nå ut utan att det kostar skjortan
3. Automatisera rekryteringen
4. Intervjua strukturerat
5. Säkra beslutsunderlaget
6. Avsluta på bästa sätt!

Säkra behovsanalysen

Börja med att samla information om rollen i en kravprofil. Det dokumentet blir sen vägledande under hela rekryteringen. Följande punkter är bra att ha med:

• En tidsplan för rekryteringen. Det vill säga, när behöver ni ha en person på plats, hur länge ska ni annonsera, avsätt tid för intervjuer i kalendern. 
• Vad ska personen göra i sin roll?
• Vilket ansvar ingår i rollen?
• Vilka personliga egenskaper (3-5 stycken) är viktiga för att lyckas i rollen 
• Vilka kunskaper krävs?
• Vem gör vad och när under rekryteringsprocessen?

Nå ut utan att det kostar skjortan

Att nå ut med sina jobb behöver inte vara särskilt dyrt. I många rekryteringsverktyg, däribland Workbuster, ingår kostnadsfri spridning av din annons på exempelvis LinkedIn och Indeed. Genom att publicera på Platsbanken når du även ut brett och kostnadsfritt. 

Dela annonsen i ditt och dina kollegors nätverk i sociala medier. En annan möjlighet är att dela annonsen i jobbrelaterade grupper på LinkedIn och Facebook. En stor del av dina potentiella kandidater söker jobb. Dessa kandidater kommer inte aktivt att söka upp ditt jobb. För att nå dessa sökanden rekommenderas att använda sponsrad annonsering i sociala medier och rikta din annons mot rätt målgrupp.

3 snabba tips:

• Dela annonsen i ditt och kollegors nätverk.
• Gratis är gott.
• Nå passiva kandidater med sponsrade socialmedia inlägg.

Automatisera och lägg tiden där den behövs

Rekrytering tar tid. Det tar tid att svara kandidater och återkoppla på rätt sätt. De flesta företag och organisationer använder idag av ett rekryteringsverktyg. På så sätt får alla sökanden ett automatiskt svar som gör det enklare för dig som rekryterar att hålla koll.

Utöver det har vissa verktyg stöd för att automatisera ytterligare delar av processen genom att till exempel  automatiskt tacka nej till kandidater som inte är kvalificerade eller som du bedömer inte är lämpliga för den utlysta tjänsten. Att automatisera delar av processen gör det lättare att hantera större mängder ansökningar och minskar risken för att bedöma utifrån magkänsla.

3 snabba tips

• Använd ett rekryteringsverktyg.
• Tacka nej tidigt.
• Automatisera urvalet.

Intervjua strukturerat

Nobelpristagaren Daniel Kahneman har ägnat sitt liv åt att undersöka människans förmåga att fatta rationella beslut. Han menar att vi människor är allt annat än rationella och lätt fattar beslut på enkla grunder som vi knappt är medvetna om. I en rekrytering kan detta leda till att väljer kandidater på fel grunder och där alla kandidater inte får samma chans.

Vid intervjun är det därför viktigt att utgå från en intervjumall med förberedda frågor baserat på kravprofilen under steg 1. Håll dig till frågorna under intervjun. Det gör att du sen kan jämföra kandidater mot varandra och därmed undvika att fatta ett beslut på fel grund. 

Vi är bra på olika saker. Varför inte bryta upp intervjun i två. En intervju som bedömer personlig lämplighet och en som bedömer kunskaperna. Här kan du exempelvis ta hjälp av en kollega som är bättre än du på att bedöma den delen. 

Tre tips för intervjun

• Utgå från kravprofil
• Ställ samma frågor till alla
• Samarbeta och dela upp intervjuer

Säkra beslutsunderlaget

Det är logiskt. Ju bättre beslutsunderlag du samlar på dig under rekryteringsprocessen ju säkrare kan du vara på att fatta rätt rekryteringsbeslut. Det första steget är att samla all information (ex CVn, intervjuanteckningar mm) på ett ställe, förslagsvis i ett rekryteringsverktyg. 

Upptäcker ni att ni tycker olika om en kandidat är det viktigt att ha en öppen dialog om varför. Kanske saknar ni information eller tolkar kraven i tjänsten på olika sätt. 

Oavsett om ni behöver mer information eller inte är det att rekommendera att samla in tredjepartsinformation. Ett vanligt sätt är att använda referenstagning. Traditionellt så har det varit svårt att genomföra referenstagningen på rätt sätt. Risken är att om man är ovan att ta referenser att man bara får bekräftelse på det man redan vet. Den anledningen plus att det tar tid att ringa referenser har gjort att fler väljer att digitalisera sin referenstagning (exempelvis via Refapp eller Refensa). Du spar tid genom att slippa ringa runt och ser till att du ställer samma frågor till samtliga referenter.

Tre tips för att säkra beslutsunderlaget

• Samla all information på ett ställe
• Våga diskutera om ni är oense
• Använd referenstagning

Avsluta på bästa sätt

I sista steget så är steget inne att fatta ditt beslut. Här gäller det att agera snabbt och säkra att den ni vill anställda då denna kandidat kan befinna sig i andra rekryteringsprocesser. Se till att återkoppla till alla kandidater och personligen till slutkandidaterna. Det förbättrar kandidatens intryck av dig som arbetsgivare och därigenom dina möjligheter att rekrytera till nästa tjänst.

Tre tips för att avsluta på bästa sätt!

• Agera snabbt när ni bestämt er
• Återkoppla till alla!
• Ge personlig feedback till slutkandidater

Om Workbuster

Workbuster är ett rekryteringsverktyg för dig som vill jobba strategiskt med kompetensförsörjning. I ett modernt verktyg sköter du hela processen från employer branding, marknadsföring och urval. Vill du ta rekryteringen till nästa nivå?  
Läs mer om Workbuster här.